Meine sieben Produktivitäts-Hacks: So geht produktives Arbeiten!

Schon drei Stunden bei der Arbeit und gefühlt noch nix geschafft? Uff! What a mess! Und beileibe kein Einzelfall! Wahrscheinlich haben wir alle mal einen kleinen Durchhänger. Einen Tag, an dem es einfach nicht läuft und wir uns abends selbst die Bilanz ausstellen: Heute waren wir nicht produktiv. Wenn das aber immer wieder passiert, ist es schon zum Verzweifeln! Ach, was würden wir gern unsere Produktivität steigern! Gehen ins Bett und grämen uns mit dieser Erkenntnis.

Was bedeutet es denn eigentlich, produktiv zu arbeiten? Die Produktivität definiert sich aus dem Verhältnis eines Ergebnisses und des zugehörigen Aufwands, um dieses Ergebnis zu erreichen. Die Produktivität steigt folglich, je geringer der Aufwand und gleichzeitig höher das Arbeitsergebnis sind.

Je schneller es mir also gelingt, diesen Blog-Beitrag zu schreiben (und gleichzeitig am Ende zufrieden damit zu sein), desto produktiver war ich. Aber, was soll ich sagen: Ein Blick aufs Handy, die Kaffeetasse ist schon wieder leer, draußen sammelt der Müllwagen sämtliche Tonnen der Nachbarschaft in Zeitlupentempo … noch ein Blick aufs Handy, schnell eine E-Mail beantwortet … Und schon habe ich wertvolle Zeit verstreichen lassen, während meine Arbeit längst weiter vorangeschritten sein könnte.

Warum ist das so?

Warum verzetteln wir uns bei der Arbeit immer wieder derart? Wenn ich dir hier alle Gründe auflisten würde, wärst du lange mit Lesen beschäftigt. Deshalb bekommst du – ganz produktiv – meine sieben wirkungsvollsten Produktivitäts-Hacks präsentiert, um deine eigene Produktivität zu steigern. So klappt es am Ende auch mit meinem Text.

First things first – setze dir Deadlines, die die Produktivität steigern

Ein bisschen Druck schadet selten. Vor allem dann nicht, wenn es um zu erledigende Aufgaben geht. Der erste Schritt für produktives Arbeiten ist deshalb eine Deadline, die du dir selbst setzt. Im besten Fall liegt sie relativ zeitnah, damit sie auch wirklich etwas bewirkt. So beugst du nicht nur der ebenfalls weit verbreiteten Aufschieberitis vor, sondern bringst auch Struktur in deine Arbeit.

Top-Tipp: Wenn du bezüglich deiner Arbeit eine externe Deadline bekommst, setze dir selbst eine zusätzliche, die zeitlich ein oder zwei Tage davor liegt. Das erhöht den Druck und nimmt ihn gleichzeitig – klingt paradox, funktioniert aber sehr gut.

Produktivität steigern durch schnelle Entscheidungen

Du willst produktiv werden – keine Frage. Sonst würdest du diesen Text ja nicht lesen. Aber wo sollst du anfangen? Du überlegst erst einmal gründlich … und hast schon den ersten Fehler gemacht. Zur Produktivität gehören schnelle Entscheidungen. Und die wirklich hilfreiche, unumgängliche, motivierende und visualisierte To-do-Liste. Welchen Punkt auf deiner To-do-Liste erledigst du als erstes? Das kannst du mit ein bisschen Hilfe relativ schnell einschätzen:

To-do-Liste als Beispiel

• Briefing Beitrag
• Anruf Bank
• Anruf Kunde
• Rechnungen schreiben
• Kostenvoranschlag erstellen und besprechen
• Instagram-Update
• …

Was von deiner Liste kannst du am schnellsten erledigen? Damit fängst du an. Was ist eventuell Vorarbeit für einen weiteren Punkt in deinem Kalender und sollte deshalb frühzeitig erledigt werden? Damit machst du weiter. Was wird dich sehr lange aufhalten und muss deshalb ans Ende der Liste rutschen? Das kannst du im besten Fall delegieren, damit es dennoch zeitnah erledigt wird.

Top-Tipp: Allein das Abhaken aller erledigten Aufgaben hat einen so positiven Effekt! Herrlich!
Siehst du, priorisieren und schnell, zügig entscheiden, that’s the way it goes…

Keine Ablenkung, arbeite konzentriert

Das hörst du hier keinesfalls zum ersten Mal, das ist mir schon klar. Vor allem die ständige Erreichbarkeit heutzutage macht es schwer, sich nicht ablenken zu lassen. Das ist oft leichter gesagt, als getan. Aber wie immer hilft da nur die harte Kur: Das Handy auf lautlos und physisch außer Reichweite legen. Sich einen Arbeitsort suchen, der von möglichen Lärmquellen weit entfernt liegt. Sich von Kollegen, Familienmitgliedern und anderen Störfaktoren des Typ „Mensch“ fernhalten. Dazu zählt auch dein lustiger Hund oder deine schnurrende Katze. Für sie alle hat man nach getaner Arbeit umso mehr Zeit.

Top-Tipp: Und auch wenn es plötzlich tausend Dinge gibt, die du im Moment eigentlich lieber tätest: Denk nicht an sie. Sie stehen jetzt nicht in deinem Fokus. Erst wenn du den Fokus wirklich sehr klar vor Augen hast, wirst du effizient. Alles ist verschwendete Ablenkung zu Lasten deiner Produktivität.

Gönn‘ dir immer wieder terminfreie Tage

Pausen wirken Wunder bei der Arbeit. Plane sie gezielt ein. Sie geben uns Zeit, Kraft zu tanken und das System kurz im Ruhemodus laufen zu lassen. Hier tanken wir neue Energie für die kommenden Aufgaben. Es sind nicht nur die kurzen Mittagspausen oder die Powernaps, die uns kurzzeitig wieder produktiver machen. Ein ganzer Tag Pause ist eine Wohltat für deine Leistungsfähigkeit. In einen solchen Tag starten wir schon mit weniger Spannung und eliminieren Produktivitätsfresser. So tun wir auch etwas für unsere mentale Gesundheit.

Nimm‘ also hin und wieder einen Tag komplett frei – oder zumindest terminfrei, um dich in aller Ruhe deinen Schreibtischaufgaben zu widmen. Das wird deine Produktivität erhöhen.

Nutze bewährte Techniken, wenn du die Produktivität steigern willst

Wie viele Menschen haben sich schon Gedanken darüber gemacht, wie wir produktiver sein können? Was denkst du? I swear, massig! Geh‘ mal in die Buchhandlung und schau‘ mal in das Ratgeber Regal, du wirst umfallen vor lauter Angeboten rund ums Thema „Effizienz“.

Aber das hier ist ein ultimativer Tipp, den ich nur jedem ans Herz legen kann: Vielleicht ist dir das „Getting-Things-Done“-System von David Allen ein Begriff, um die Flut an Aufgaben in den Griff zu bekommen. Meine beiden Favoriten für mehr Produktivität sind das Pareto-Prinzip und die Pomodoro-Technik. Probier’s aus!

Mit dem Pareto-Prinzip die Produktivität erhöhen

Für ein 100%iges Outcome benötigt man 100% Bemühungen – soviel ist klar. Aber ein schlauer Kopf namens Vilfredo Pareto stellte bei seinen Untersuchungen einen verblüffenden Effekt fest: Mit 20% des gesamten Aufwandes können oft schon 80% des gesamten Ergebnisses erreicht werden. Und weißt du was? Das lässt sich im Zeitmanagement doch ganz wunderbar zunutze machen.

Identifiziere, welche Arbeitsschritte dich für den Anfang schnell voranbringen und fang‘ exakt damit an. Erkennen wir schon bei geringem Aufwand ein stetig wachsendes Ergebnis, erscheinen uns die letzten 20% gar nicht mehr so unerreichbar – obwohl wir hier noch 80% des Gesamtaufwandes vor uns haben.

Produktiv werden mit der Pomodoro-Technik

Auch hier geht es um das Zeitmanagement bei unserer Arbeit. Der Name stammt von einem tomatenförmigen 60-Minuten-Wecker. Aber das nur als Schmunzler am Rande. Die Pomodoro-Technik geht von der Annahme aus, dass wir geistig leistungsfähiger sind, wenn wir häufige Pausen machen. Wir arbeiten also in Intervallen und kommen deshalb effizienter voran.

Top-Tipp:
Das System ist sowas wie ein Kurzzeitwecker. Er basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können. Also los, so gehst du mit der Pomodoro-Technik vor:

• Nimm‘ dir eine Aufgabe vor und notiere, welche Schritte erledigt werden müssen.
• Stelle einen Wecker auf 25 Minuten ein und arbeite konzentriert. Exakt 25 Minuten. Keine Minute länger.
• Wenn der Wecker klingelt, hakst du alles ab, was du geschafft hast.
• 5 Minuten Pause. Ja Pause.
• Danach startest du ein neues Intervall von 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause (insgesamt 5 Intervalle)
• Nach einem Pomodoro-Zyklus ist eine längere Pause von 20-30 Minuten vorgesehen. Du wirst verblüfft sein.

Na, suchst du schon nach einer Eieruhr?

Eliminiere Zeitverschwender

Man könnte sie auch Zeitfresser nennen, denn sie verschlingen einfach viiiiiel zu viel unserer kostbaren Ressource. Um sie zu eliminieren, musst du sie zunächst erkennen und bestenfalls notieren. Du kannst zum Beispiel eine Art „NOT-to-do“- Liste erstellen. Beliebte Zeitverschwender bei der Arbeit sind in allererster Linie unnötige E-Mails oder das Stöbern in den Sozialen Medien. Ganz böse Falle.

Handyfreie Zeit festlegen

In eine ähnliche Richtung wie der vorherige Punkt weist mein Produktivitäts-Hack Nr. sieben – und ich werde auch nicht müde, das zu betonen. Das Smartphone ist mit all seinen heutigen Funktionen einfach einer der schlimmsten Produktivitäts-Bremser. Es ist sozusagen wie ein 6. Finger an der Pfote angetackeret und Mr. Ablenkung Nr. 1. Das bezieht sich nicht nur auf die beruflichen Dinge, die wir damit ja immer und überall erledigen können. Es sind vor allem die spaßigen Momente, die uns beim Umgang mit dem kleinen Ding so viel Freude bereiten.

Einige dich mit dir selbst auf handyfreie Zeiten, in der du das Gerät einfach lautlos in einer Schublade verschwinden lässt. Ich möchte dir das bewusst für die Arbeitszeit als auch für die Freizeit raten. Du wirst merken, wie sehr wir unser Leben bereits an dieser Technik ausgerichtet haben. Und sie nicht einfach mehr nur nutzen, um unser Leben zu vereinfachen und sinnvoll zu ergänzen.

Fazit: In kleinen Schritten zu langfristiger Produktivität

Du möchtest produktiver sein! Sofort! Dann habe ich eine schlechte Nachricht für dich: Zaubern kann ich nicht. Selbst mit meinen Produktivitäts-Hacks kann ich dir keine Wunder versprechen. Du wirst auch erst herausfinden müssen, was dir bei deiner Arbeit und deiner Arbeitsweise am besten hilft, um produktiver zu sein. Aber nicht verzagen! Auf dieser Strecke kommst du Schritt für Schritt zum dauerhaften Erfolg. Bleib‘ am Ball!

Und noch ein letzter Tipp: Unser Biorhythmus aus Wach- und Ruhephasen bedingt, dass wir vormittags theoretisch am produktivsten sind. Also solltest du dir wichtige Aufgaben oder Ereignisse wenn möglich auf die Stunden vor dem Mittagessen legen.
Es gibt zwar unzählige Nachteulen, die zu später Stunde auch sehr produktiv sind, ABER das ist eher ne Frage des Alters. Je älter wir werden, je weniger ist der Nachtrhythmus wirklich für die Effizienz und Produktivität geeignet. Das liegt an der Biochemie, das Melatonin wird früher ausgeschüttet und versetzt das Gehirn in einer eher inaktivere Phase und der Bedarf nach Schlaf wird angekurbelt.

Und was machst du alles für die echte Effizienz? Wie schaffst du es, produktiv zu arbeiten? Hinterlass‘ mir hier gerne einen Kommentar und wir teilen unsere Erkenntnisse mit anderen Lesern.